Κεφάλαιο 2ο

Ο "σχεδιασμός" και ο "προγραμματισμός" είναι έννοιες ταυτόσημες;

Ο σχεδιασμός-προγραμματισμός προηγείται των λοιπών διοικητικών λειτουργιών, γιατί όλες οι επιμέρους δραστηριότητες (οργάνωση, διεύθυνση και έλεγχος) στοχεύουν στην επίτευξη των σκοπών που καθορίστηκαν από τον προγραμματισμό.

Σχεδιασμός και προγραμματισμός δεν είναι ταυτόσημες έννοιες. Από τη σχετική βιβλιογραφία  προκύπτει ότι ο «σχεδιασμός» (planning), με την πλατιά έννοια του όρου, αναφέρεται στη γενική σύλληψη των στόχων μιας μελλοντικής προσπάθειας. Στο σχέδιο δράσης διαγράφονται τα πλαίσια της δυναμικής πορείας του οργανισμού χωρίς, βέβαια, επακριβή καθορισμό των σχετικών μεγεθών. Γενικά, ο σχεδιασμός βοηθά το ηγετικά στελέχη ενός οργανισμού να σκέπτονται ευρύτερα και να προετοιμάζουν τις εξελίξεις αντί να τις ακολουθούν.

Από την άλλη πλευρά, ο προγραμματισμός (programming), αναφέρεται στο γενικό πλαίσιο δραστηριότητας ή στο σύνολο των ενεργειών και των μέσων κατάρτισης, εκτέλεσης και προσαρμογής εναλλακτικών προγραμμάτων δράσης ενός οργανισμού. Μέσω του προγραμματισμού τα ηγετικά στελέχη προκαθορίζουν πλήρως και λεπτομερειακά τους αντικειμενικούς στόχους, τις μεθόδους και τα μέσα δράσης καθώς και τον τόπο και χρόνο εκτέλεσης κάθε είδους εργασίας.

Ο προγραμματισμός - σχεδιασμός

·  αποτελεί την κύρια και αρχική λειτουργία της διοίκησης,

·  είναι μια πολύπλοκη διανοητική διαδικασία, που θέτει: κατεύθυνση την οποία ο οργανισμός πρέπει να ακολουθήσει και πρότυπα τα οποία διευκολύνουν τον έλεγχο,

·  προϋποθέτει λήψη αποφάσεων μεταξύ εναλλακτικών λύσεων για μια μελλοντική πορείας δράσης, και

·  στοχεύει να βοηθήσει κυρίως τα μέλη του οργανισμού να συνεργαστούν αρμονικά χωρίς επικαλύψεις ενεργειών και σπατάλη χρόνου και κατά προέκταση να πετύχουν το καλύτερο δυνατό αποτέλεσμα.

Συμπερασματικά, η λειτουργία του σχεδιασμού-προγραμματισμού, έστω και πρόσφατα, έχει γίνει απαραίτητο εργαλείο για τα διοικητικά στελέχη των σύγχρονων οργανισμών. Προφανώς γιατί έχει πολλά θετικά στοιχεία που απορρέουν από τη διαμόρφωση των στόχων, τη συντονισμένη προσπάθεια, τη μείωση των επικαλύψεων, των άσκοπων ενεργειών και φυσικά των παραλείψεων.

Τι γνωρίζετε για τη διαδικασία του σχεδιασμού – προγραμματισμού;

Η διαδικασία συνδέεται στενά με τη λήψη αποφάσεων. Περιλαμβάνει τα εξής στάδια:

·  Καθορισμό αντικειμενικών Στόχων. Χωρίς αυτόν δεν μπορούν να υπάρξουν κίνητρα

·  Προσδιορισμό υφιστάμενης κατάστασης. Χρήσιμο για την πρόβλεψη του μέλλοντος

·  Καταγραφή εναλλακτικών Λύσεων, για να γίνει εμβάθυνση στο πρόβλημα

·  Επιλογή καλύτερης Λύσης

·  Εφαρμογή ποργράμματος δράσης

·  Αξιολόγηση αποτελεσμάτων

Τα βήματα αυτά δεν είναι απαραίτητο να ακολουθηθούν με αυτή τη σειρά

Τι εννοούμε όταν λέμε "στρατηγικά" και "λειτουργικά" προγράμματα;

Πρόγραμμα είναι ένα σύνθετο σύνολο στόχων, πολιτικών, διαδικασιών κανόνων και ενεργειών που πρέπει να γίνουν. Με κριτήριο το εύρος των στόχων διακρίνονται σε στρατηγικά και λειτουργικά.

Τα στρατηγικά προγράμματα, καθορίζουν μακροχρόνιους στόχους και προσδιορίζουν τη θέση ενός οργανισμού μέσα στο περιβάλλον του. Καταρτίζονται από διοικητικά στελέχη που ανήκουν στα υψηλά κλιμάκια. Σχετικός με τον όρο «στρατηγικά προγράμματα» είναι και ο όρος «στρατηγικός προγραμματισμός». Και στους δύο αυτούς όρους υπάρχει η κοινή λέξη στρατηγική που έχει στρατιωτική προέλευση. Σημειώνουμε ότι η διαδικασία, κατά την οποία τα διοικητικά στελέχη ενός οργανισμού διατυπώνουν και υλοποιούν στρατηγικές, καλείται στρατηγικό management. «Στρατηγικός προγραμματισμός» είναι η διαδικασία κατάρτισης μακροπρόθεσμων προγραμμάτων σχετικά με τη μελλοντική κατεύθυνση.  Με την έννοια αυτή ο στρατηγικός προγραμματισμός έχει μακροπρόθεσμο ορίζοντα, εξετάζει το εξωτερικό περιβάλλον του οργανισμού και καθορίζει τη γενική κατεύθυνση του.

Τα λειτουργικά προγράμματα,  διατυπώνονται από στελέχη μεσαίων και κατώτερων επιπέδων διοίκησης και παρέχουν τις λεπτομέρειες για τον τρόπο επίτευξης των στρατηγικών προγραμμάτων. Είναι προγράμματα που επικεντρώνονται στην εσωτερική λειτουργία του οργανισμού και τείνουν να θέτουν βραχυπρόθεσμους και συγκεκριμένους στόχους.

Με βάση το κριτήριο της χρονικής διάρκειας τα προγράμματα διακρίνονται:

·  Σε βραχυχρόνια προγράμματα, που είναι συνήθως διάρκειας από ένα μέχρι τρία χρόνια.

·  Σε μακροχρόνια προγράμματα, που αναφέρονται σε χρονική διάρκεια συνήθως από τρία μέχρι δέκα

Με βάση το κριτήριο της ελαστικότητας τα προγράμματα διακρίνονται:

·  Σε άκαμπτα ή ανελαστικά προγράμματα, που είναι με σαφήνεια καθορισμένα και δεν παρέχουν περιθώρια για αναπροσαρμογές, αν και στην πράξη δεν μπορεί να είναι εντελώς άκαμπτα.

·  Σε ευέλικτα ή ελαστικά προγράμματα, που καθορίζουν γενικές κατευθυντήριες γραμμές και παρέχουν τη δυνατότητα προσαρμογής τους με βάση τις παρουσιαζόμενες συνθήκες του περιβάλλοντος και του οργανισμού.

 Ποιοι εσωτερικοί και εξωτερικοί παράγοντες επηρεάζουν το σχεδιασμό- προγραμματισμό;

Σε πολλές περιπτώσεις ο σχεδιασμός-προγραμματισμός επηρεάζεται αρνητικά από εσωτερικούς και εξωτερικούς παράγοντες ανάμεσα στους οποίους είναι και οι παρακάτω:

Η αβεβαιότητα του οργανωσιακού περιβάλλοντος. Ο επηρεασμός αυτός είναι περισσότερο έντονος, όταν τα σχέδια-προγράμματα είναι μακροπρόθεσμα. Κι αυτό γιατί τα διοικητικά στελέχη δεν μπορούν να προβλέψουν με ακρίβεια το μελλοντικό περιβάλλον του οργανισμού τους

Η έλλειψη χρόνου και η αύξηση των εξόδων. Ο διαθέσιμος χρόνος και το υψηλό κόστος είναι παράγοντες που επιβάλλουν περιορισμό στην εκπόνηση ορθού σχεδιασμού-προγραμματισμού.

Η αντίσταση στην αλλαγή. Ένας άλλος περιοριστικός παράγοντας στο σχεδιασμό-προγραμματισμό είναι η «ψυχολογική ανελαστικότητα» των εργαζομένων. Πρόκειται για εσωτερική αντίδραση των μελών ενός οργανισμού, που προκύπτει: είτε γιατί αναπτύσσουν «πρότυπα σκέψης και συμπεριφοράς που είναι δύσκολο να μεταβληθούν» είτε γιατί γνωρίζουν ότι η αποτελεσματική εφαρμογή των σχεδίων-προγραμμάτων απαιτεί νέες διαδικασίες, γνώσεις και μεγαλύτερη προσπάθεια είτε γιατί δε συμμετείχαν στη λήψη αποφάσεων ή δεν ενημερώθηκαν σωστά για τη μελλοντική δραστηριότητα του οργανισμού.

Η επίδραση εξωοργανωσιακών παραγόντων. Μερικοί από τους σημαντικότερους εξωτερικούς παράγοντες που μπορεί να εμποδίσουν το σχεδιασμό-προγραμματισμό έχουν σχέση: με το πολιτικό κλίμα, όπου η εθνική κυβέρνηση χαράσσει την οικονομική και κοινωνική πολιτική, τη φύση των τεχνολογικών μεταβολών και τις αντιδράσεις των συνδικαλιστικών οργανώσεων, που σε μερικές περιπτώσεις προκαλούν απόλυτα ανελαστικές καταστάσεις.

Τι εννοούμε με τον όρο «διοίκηση με βάση αντικειμενικούς σκοπούς» και ποια είναι τα πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα του διοικητικού αυτού συστήματος;

Οι αντικειμενικοί σκοποί είναι πολλοί και είναι ιεραρχημένοι, αφού ο γενικός σκοπός ενός οργανισμού περιλαμβάνει μια σειρά από δευτερεύοντες στόχους. Αντικειμενικός σκοπός μιας σχολικής μονάδας δεν είναι «η ολόπλευρη πνευματική και σωματική ανάπτυξη» των νέων αλλά στοχεύει «στην εξοικείωση βαθμιαία με τις ηθικές, θρησκευτικές, εθνικές, ανθρωπιστικές και άλλες αξίες των μαθητών στην καλλιέργεια του αισθητικού τους κριτηρίου ...κ.ά.». Αν οι στόχοι δε συνδέονται κατάλληλα μεταξύ τους, τότε οι άνθρωποι (π.χ. οι εκπαιδευτικοί) ακολουθούν δραστηριότητες που μπορούν να φαίνονται καλές σε προσωπικό επίπεδο, αλλά μπορεί να είναι επιζήμιες για τον οργανισμό (π.χ. το συμφέρον των μαθητών).

Σε τέτοιες περιπτώσεις, όμως, οι εργαζόμενοι συνήθως ακολουθούν στόχους που μπορεί να ικανοποιούν προσωπικές επιθυμίες, αλλά πιθανό να είναι επιζήμιοι για την επιβίωση του οργανισμού.

Από την άλλη πλευρά, η ευθύνη για την αποτελεσματική λειτουργία του οργανισμού ανήκει στην ανώτατη ηγεσία του. Με τη λογική αυτή οι στόχοι χρειάζεται να καθορίζονται από τα ανώτατα στελέχη και κατόπιν να αναλύονται σε μικρότερους στόχους για κάθε ιεραρχικό επίπεδο του οργανισμού. Δηλαδή, η ανώτατη ηγεσία επιβάλλει τα πρότυπα της σε όλους τους υφισταμένους της. Ο τρόπος αυτός διοίκησης προϋποθέτει ότι τα ανώτατα ηγετικά στελέχη γνωρίζουν καλά την πραγματική κατάσταση του οργανισμού. Στην πραγματικότητα η προϋπόθεση αυτή είναι αρκετά δύσκολη- πρώτο γιατί τα ανώτατα στελέχη δεν έχουν ούτε το χρόνο ούτε τις γνώσεις, για να ελέγξουν όλους τους τομείς δραστηριότητας του οργανισμού, και δεύτερο γιατί η μεταφορά των μηνυμάτων για την πραγματική εικόνα του οργανισμού, από τη βάση προς την κορυφή της ιεραρχίας, τις περισσότερες φορές αλλοιώνεται σημαντικά. Επομένως, εξηγείται γιατί σε πολλές περιπτώσεις οι αντικειμενικοί σκοποί του οργανισμού διαφέρουν ριζικά από τους ατομικούς στόχους και δημιουργείται κλίμα με αρνητικές συνέπειες και στις δύο πλευρές.

Ύστερα απ' όλα αυτά ο τρόπος διατύπωσης συγκεκριμένων στόχων ενός οργανισμού είναι δύσκολη υπόθεση, έστω και αν σε λογική βάση απαιτείται να είναι προϊόν αγαστής συνεργασίας και των δύο πλευρών: της ανώτατης ηγεσίας του οργανισμού και των λοιπών στελεχών αυτού. Αλλωστε, ο προβληματισμός αυτός ανάγκασε πολλούς ειδικούς του να δώσουν έμφαση στη διοίκηση με βάση αντικειμενικούς σκοπούς γνωστή ως ΜΒΟ (Management by Objectives). Το ΜΒΟ είναι «μία φιλοσοφία» ή ένα «σύστημα», στο οποίο τα ηγετικά στελέχη από κοινού με τους υφισταμένους τους προσδιορίζουν τους στόχους του οργανισμού που πρέπει να επιτευχθούν.

Αρχίζει από τα κάτω προς τα πάνω αλλά και από πάνω προς τα κάτω. Για την εφαρμογή της διοικητικής αυτής προσέγγισης δεν είναι ακριβής η αναγνώριση κάποιου ατόμου ως πρωτεργάτη.

Για τον προσδιορισμό, την κατανόηση και αποδοχή των αντικειμενικών σκοπών γενικά απ' όλα τα μέλη της οργάνωσης ακολουθείται ορισμένη διαδικασία που διακρίνεται συνήθως στα εξής στάδια:

•   στη συζήτηση για τις απαιτήσεις της υπό εκτέλεση εργασίας,

•   στην καθιέρωση των ειδικών στόχων των υφισταμένων,

•   στη διαπραγμάτευση των ειδικών στόχων των υφισταμένων,

•   στον καθορισμό των προτύπων και σημείων ελέγχου, και

•   στην αξιολόγηση των αποτελεσμάτων.

Το πρόγραμμα ΜΒΟ επιτυγχάνει όταν:

•  υπάρχει διοικητική υποστήριξη, αφού ένα πρόγραμμα ΜΒΟ αποτελεί έναν τρόπο καθημερινής διοίκησης μάλλον παρά μια ακαδημαϊκή άσκηση.

•   η παιδεία του οργανισμού επιτρέπει υψηλό βαθμό ατομικής πρωτοβουλίας μέσω οδηγιών και κατευθύνσεων, και

•   τα ηγετικά στελέχη ενθαρρύνουν τους υφισταμένους τους μέσω πολλαπλών κινήτρων, υλικών και άυλων.

Όπως κάθε σύστημα διοίκησης, έτσι και το ΜΒΟ έχει ορισμένα πλεονεκτήματα και παρουσιάζει μερικές αδυναμίες και ελλείψεις.

Συγκεκριμένα, το ΜΒΟ πλεονεκτεί, επειδή:

•  συντελεί στην αποσαφήνιση των οργανωτικών ρόλων και της οργανωτικής δομής και, κατά προέκταση, καλυτερεύει την επικοινωνία μεταξύ των διοικούντων και διοικούμενων,

•  βοηθά την ανάπτυξη αποτελεσματικών τεχνικών ελέγχου-συντονι-σμού, και

•  βοηθά στην εξέλιξη των υφισταμένων στην ιεραρχική δομή του οργανισμού.

Παρόλα αυτά, το πιο πάνω σύστημα έχει ορισμένες αδυναμίες, ιδιαίτερα όταν:

•  οι αντικειμενικοί σκοποί είναι δύσκολο να προσδιοριστούν,

•   δεν υπάρχει η απαραίτητη και συνεχής διοικητική υποστήριξη,

•   επικρατεί η έντονη γραφειοκρατική σκέψη,

•   τα ηγετικά στελέχη αδυνατούν να προσαρμόσουν τους αντικειμενικούς σκοπούς στα νέα δεδομένα, και

•   δεν υπάρχει αμερόληπτη αξιολόγηση στο έργο των υφισταμένων.

Μπορεί η τεχνική του ΜΒΟ να εφαρμοστεί στην εκπαίδευση;

Σε σύγκριση με τον ιδιωτικό τομέα, η εφαρμογή του ΜΒΟ στη δημόσια εκπαίδευση είναι δύσκολη αν όχι αδύνατη υπόθεση. Στην περίπτωση της ελληνικής σχολικής πραγματικότητας οι επιφυλάξεις είναι πολύ περισσότερες: πρώτο, γιατί η διατύπωση των αντικειμενικών σκοπών στην εκπαίδευση επιβάλλεται από την κορυφή της ιεραρχικής πυραμίδας και επομένως η συμμετοχή των εκπαιδευτικών των δύο πρώτων βαθμίδων εκπαίδευσης δεν εξασφαλίζεται, δεύτερο, γιατί δεν ισχύει η αρχή «της συνεισφοράς και της ανταμοιβής», δηλαδή απουσιάζουν τα κίνητρα, υλικά και άυλα, τρίτο, γιατί απουσιάζει λόγω συνεχών κυβερνητικών αλλαγών η συνεχής διοικητική υποστήριξη, την οποία απαιτεί ένα πρόγραμμα του ΜΒΟ και, τέλος, γιατί δεν υπάρχει (π.χ. λόγω μεταθέσεων και αποσπάσεων]) σταθερότητα στο διδακτικό προσωπικό των σχολικών μονάδων της χώρας.